XaPXyH

Албан бичиг боловсруулах гэдэг нь аливаа албан байгуулага, харилцагч талуудын хооронд явуулсан баримт бичгийг нэгдсэн загварт оруулж заасан стандартын дагуу хөтөлж явуулах, нягтлан боловсруулах, төлөвлөх үйл ажиллагааг хэлнэ. Албан бичиг, баримтыг боловсруулж, албан хэрэг хөтөлж явуулахын тулд түүнд тавигдах шаардлагууд байдаг.
Албан бичиг боловсруулах гэдэг нь аливаа албан байгуулага, харилцагч талуудын хооронд явуулсан баримт бичгийг нэгдсэн загварт оруулж заасан стандартын дагуу хөтөлж явуулах, нягтлан боловсруулах, төлөвлөх үйл ажиллагааг хэлнэ. Албан бичиг, баримтыг боловсруулж, албан хэрэг хөтөлж явуулахын тулд түүнд тавигдах шаардлагууд байдаг.
Үүнд:
1. Баримт бичгийн стандартын тухай ойлголт
2. Баримт бичгийн бүрдэл
3. Бүрдлүүдийн хэвлэмэл хуудсанд байрлуулах, түүнд тавигдах аардлага
4. Албан бичгийн найруулагын үүрэг зэргийг анхаарах

1. Баримт бичгийн стандартын тухай ойлголт

Стандартыг норматив техникийн баримт бичгийн хувьд стандартчиллын объектын хэм хэмжээ, дүрэм горим, шаардлагын цогцолбор болгон тогтоож, эрх бүхий байгууллага баталдаг. Стандарт нь баримт бичгийн хувьд удирдлагын үйл ажиллагааг заавал баримтжуулах, баримт бичгийн мэдээлэл, тоо бүртгэлийн санд оруулах, шийдвэрлэсэн баримт бичгийг ангилж төрөлжүүлэх, хэрэг болгон бүрдүүлж байх тухай шаардлагыг хангасан байх ёстой. Баримт бичгийг ижилтгэсэн системд оруулах, стандарт гаргаж мөрдүүлэх явдал нь хэд хэдэн хүчин зүйлүүдийн шаардлагаас бий болдог.
Үүнд:
- Баримт бичгийг хуулийн хүчинтэй байлгах
- Баримт бичигт нэгдсэн шаардлага тогтоож мөрдүүлэх
- Баримт бичгүүдийг эмх цэгцтэй байлгах
- Тодорхой нэг системд хамаарах баримт бичгүүдийг нэгдсэн нэг загварт оруулах
- Баримт бичгийг компьютерийн буюу цахим тооцооллуурын тусламжтайгаар зөв боловсруулах, мэдээллийг хадгалах зэрэг боломжийг бүрдүүлэх
- Удирдлага, албан байгууллага, хувь хүмүүсийн хоорондын үйл ажиллагааг хөнгөн шуурхай гүйцэтгэж явуулах
- Баримт бичгийг хуурамчаар үйлдэж, ашиглахаас сэргийлэх
- Албан бичиг, баримтыг зохиож, хөтлөх бүх нийтийн соёлыг хэвшүүлэх зэрэг болно.

Манай улс 2002 онд боловсруулсан стандартын дагуу баримт бичгийг боловсруулдаг. Энэ стандарт нь гурван үндсэн бүтэцтэй.
1. Баримт бичгийн нэр төрөл, тодорхойлолт MNS 5140:2002
2. Баримт бичгийн бүрдлүүд, тэдгээрт тавигдах шаардлага MNS 5141:2002
3. Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас тэдгээрт бүрлүүдийг байрлуулахад тавигдах шаардлага MNS 5142:2002

2. Баримт бичгийн бүрдэл

Дээр дурьдсан баримт бичгийн нэр төрлүүдийг үнэн зөв ялгаж тогтсон стандартын дагуу бичиж найруулах буюу тэдгээрт агуулагдаж буй бүрдлүүдийг анхаарах хэрэгтэй. 2002 онд батлагдсан Монгол улсын “Баримт бичиг” стандартын 2-р хэсэгт зааснаар “Бүрдэл” гэдэг нь баримт бичиг зохиож бүрдүүлэх, тэдгээрийг хуулийн хүчинтэй болгоход зайлшгүй шаардлагатай, хууль тогтоомж, стандартаар тогтоосон мэдээллийн элемент юм. Баримт бичгийн бүрдэлд дараах зүйлс хамаарна.
Бүрдэл
1. Төрийн сүлд, соёмбо нь улсын тусгаар тогтнолыг эрхэмлэн дээдлэж үзэх албан ёсны тэмдэг бөгөөд мөнгөн тэмдэгт, улсын далбаа, албан бичиг зэрэгт байна. Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд дүрслэхдээ “Төрийн бэлгэ тэмдгийн тухай” Монгол улсын хууль, “Тамга тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх, хэрэглэх тухай” Засгийн газрын 2001 оны 41-р тогтоолын зааврыг баримтлан дүрсэлнэ. Төрийн сүлд, соёмбыг захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд төвийн байрлалаар, албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд, байгууллагын нэрийн дээр голлууж төвийн болон хажуугийн байрлалаар MNS 5142:2002 стандартад заасны дагуу хэвлэнэ.
2. Бэлгэдэл ба барааны тэмдэг нь аливаа аж ахуйн нэгж, байгууллагын зөвхөн өөрийн салбарт нийцүүлэн зохиосон бэлгэдлийн чанартай таних тэмдэг юм. Хэвлэмэл хуудсанд бэлгэдэл ба барааны тэмдгийг байрлуулахдаа байгууллагын нэрийн дээр голлууж, “Барааны тэмдэг, аж ахуйн нэгжийн нэрийн тухай” Монгол улсын хуульд заасны дагуу байрлуулна. Бэлгэдэл ба барааны тэмдгийг төрийн сүлд, соёмбо дүрсэлсэн хэвлэмэл хуудсанд давхар хэрэглэхгүй бөгөөд MNS5142:2002-т заасны дагуу хэвлэнэ.
3. Байгууллагын нэр аливаа албан газарт оноож өгсөн нэр. Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын нэрийг төвийн байрлалаар голлууж бичнэ.
4. Баримт бичгийн нэр тухайн баримт бичгийн онцлогт тохируулан оноож өгсөн нэр. Баримт бичгийн нэрийг хэвлэмэл хуудсанд том үсгээр бичнэ. Захирамжлалын баримт бичгийн нэрийг төвийн байрлалаар, сүлд соёмбоны дор бичнэ Зохион байгуулалтын баримт бичгийн нэрийг төвийн байрлалаар голлууж бичнэ. Албан бичигт баримт бичгийн нэрийг заахгүй.
5. Байгууллагын хаяг аливаа албан байгууллагын оршин буй газрын нэр, шуудангийн индекс, байрлаж байгаа байшин( гудамж, талбай), харилцах утасны дугаар( факсны дугаар, веб хуудасны хаяг) зэргийг хэлнэ. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд төр захиргааны байгууллага, хуулийн этгээдийн хаягийг бичнэ.
6. Улсын бүртгэлийн дугаар тухайн байгууллагыг улсын бүртгэлд албан ёсоор бүртгэж олгосон дугаарыг хэлнэ. Хэвлэмэл хуудсны байгууллагын хаяг бүрдлийн дотор “УБД” гэсэн товчилсон үгээр бичиж, ард нь дугаарыг нь тавина.
7. Огноо нь баримт бичгийг зохиож үйлдсэн, хэлэлцэж баталсан ямар нэгэн албан тушаалтан гарын үсэг зурсан он, сар, өдөр. Огноог хэвлэмэл хуудсанд байрлуулахдаа, захирамжлалын баримт бичигт араб тоо хэрэглэнэ. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд он, сар, өдөр гэсэн дарааллаар, цэгээр зааглан, араб тоогоор бичнэ. Хэрвээ гадаад хэлээр бичих бол өдөр, сар, он гэсэн дарааллаар бичнэ.
8. Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар зохион байгуулалтын нэгжийн индекс, бүртгэлийн дугаарыг хэлнэ. Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд дугаар гэсэн үгийн дараа, албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд № гэсэн тэмдгийн дараа гараар бичнэ.
9. Баримт бичиг үйлдсэн газрын нэр тухайн байгууллагын нэр ба хаягаар баримт бичиг хаана үйлдсэнийг тодорхойлох боломжгүй бол дээрх бүрдлийг хэрэглэнэ. Бичихдээ засаг захиргаа, нутаг дэвсгэрийн нэгжийн нэрийг баримтлана.
10. Хариутай бичгийн огноо, дугаарын тэмдэглэл нь зөвхөн хариу шаардсан албан бичигт хамаарна. Хариу өгөх албан бичгийн огноо, дугаарыг хэвлэмэл хуудсанд араб тоогоор, гараар бичнэ.
11. Баримт бичгийн нууцлалын талаарх тэмдэглэл. Хэрвээ төрийн нууцад хамаарах бол эхний хуудсаны баруун дээд өнцөгт тусгай тэмдгээр, байгууллагын нууцад хамаарах бол “гарт нь, нууц, албан ажлын хэрэгцээнд ” гэсэн үсгийг хэрэглэн, эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт бичнэ.
12. Харилцагч, харилцагч байгууллагын нэр, хаяг албан бичгийг харилцагч, харилцагч байгууллагууд болон тодорхой албан тушаалтанд хаяглаж явуулна. Хэрвээ албан бичгийг байгууллагын даргад хаяглаж байгаа бол, байгууллагын нэрийг албан тушаалтны нэртэй хамтатгаж бичнэ. Баримт бичгийг хоёроос дээш байгууллагад илгээх бол явуулах бичиг бүрт зөвхөн тухайн харилцагчийн нэр, хаягийг бичнэ.
13. Удирдлагын заалт Тухайн дээд албан тушаалтнаас гүйцэтгэгчид үүрэг болгосон албан даалгавар. Удирдлагын заалтыг аливаа албан бичигт харилцгчийн нэр хаягийн дор гараар бичнэ. Энэ нь өгч буй үүргийн утга, гүйцэтгэх ажилтны нэр, гүйцэтгэх хугацаа, гарын үсэг, ажилтны нэр, гүйцэтгэх хугацаа, гарын үсэг, огноо гэсэн бүрдэлтэй байна.
14. Тэргүү тухайн баримт бичгийн үндсэн агууллгыг илэрхийлсэн гарчиг. Тэргүү буюу гарчгийг нэг өгүүлбэрт багтаан үеэр таслахгүй бичнэ. Мөн голлуулан байрлуулж бүртгэлийн дугаарын дор бичнэ. Гадаадад явуулах албан бичигт тэргүү бичдэггүй.
15. Бичвэр тухайн баримт бичгийн үндсэн агуулгыг хэлнэ. Энэ нь уг баримт бичгийг зохион бүрдүүлсэн зорилго, үндэслэл, шалтгаан ба санал дүгнэлт, шийдвэр хүсэлт, зөвлөмж гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ. Бичвэрийг шаардлагатай үед бүлэг, дэд бүлэг, зүйл, дэд зүйлд хувааж тоо буюу үсгээр дугаарлаж болно. Бүлэг, дэд бүлэг нь гарчигтай байж болно. Гадаадад явуулах баримт бичиг, факс, телекс, цахим шуудан, телетайпын мэдээний бичвэрийг хуудасны зүүн захаас шууд эхлэн бичдэг.
16. Хавсралттай тухай тэмдэглэл тухайн баримт бичигт тодруулга болгож хавсаргасан тэмдэглэл. Үүнийг баримт бичгийн бичвэрийн төгсгөлд мөрийн эхнээс бичнэ. Хэрэв тухайн баримт бичиг хэд хэдэн хавсралттай бол энэ тухай тэмдэглэлд түүний нэр, огноо, дугаарыг зааж эхний хуудасны баруун дээд хэсэгт бичнэ.
17. Бичгийн хувийг илгээсэн тухай тэмдэглэл энэхүү тэмдэглэлийг өөр байгууллагад явуулсан бол бичвэрийн эцэст тэмдэглэнэ.
18. Гарын үсэг нь тухайн баримт бичгийг үйлдсэн этгээдийн баталж зурсан нэрийн товч хэлбэр. Гарын үсэг нь албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал зэргээс бүрдэнэ.Албан бичигт байгууллагын дарга, орлогч, зохион байгуулалтын нэгжийн дарга гарын үсэг зурна. Хэд хэдэн албан тушаалтан гарын үсэг зурах тохиолдолд албан тушаалын дарааллын харгалзана.Гадаадын байгууллагатай харилцах албан бичигт гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, албан тушаалын нэр гэсэн дарааллаар бичнэ.
19. Тамга, тэмдэг нь засаг төрийн захирах байгууллагын албан бичиг хэрэгт дардаг засаглах эрхийн баталгаа болох оноосон нэртэй сүлд бүхий тэмдэг. Тамга тэмдгйиг тухайн баримт бичгийг хуулийн хүчинтэй, жинхэнэ эх болохыг баталгаажуулах хэрэгтэй.
20. Баталсан тэмдэглэл нь тодорхой албан тушаалтан хянан нягталж баталсан бол “БАТЛАВ” гэсэн тэмдэглэл хийнэ. Баталсан тэмдэглэлийг байгууллагын нэр болон албан тушаалын нэрийн дээд талд голлуулж эхний хуудасны баруун дээд хэсэгт том үсгээр бичдэг. Баталсан болон зөвшөөрсөн тухай тэмдэглэлийг тухайн баримт бичигт зэрэг хэрэглэсэн тохиолдолд “БАТЛАВ” бүрдлийг зүүн дээд хэсэгт байрлуулна.
21. Зөвшөөрсөн тэмдэглэл нь тодорхой албан тушаалтан хянан нягталж зөвшөөрсөн бол “ЗӨВШӨӨРӨВ” гэсэн тэмдэглэл хийнэ. Зөвшөөрсөн тэмдэглэлийг байгууллагын нэр болон албан тушаалтны нэрийн дээд талд голлуулж эхний хуудасны баруун дээд хэсэгт том үсгээр бичнэ.
22. Санал өгсөн тухай тэмдэглэл нь санал өгч буй хүний албан тушаал, нэр, гарын үсэг, огноо гэсэн бүрдэлтэй байна. Үүнийг тусгай хуудсанд, эсвэл баримт бичгийн ар талд буюу албан бичгийн үлдэж буй хувь дээр бичнэ.
23. Хуулбар үнэн болох тухай тэмдэглэл тухайн баримт бичгийн хуулбар хувь үнэн болохыг баталгаажуулсан тэмдэглэл бөгөөд “ХУУЛБАР ҮНЭН” гэсэн тэмдэглэл, албан тушаалтны нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, огноо, тэмдэг зэргээс бүрдэнэ.
24. Баримт бичиг боловсруулалтын тухай тэмдэглэл тухайн баримт бичгийг хэрхэн боловсруулсан талаар бичсэн тэмдэглэл. Энэ нь баримт бичгийг боловсруулсан, хянасан ажилтны нэр, гарын үсэг, хувийн тоо зэргээс бүрдэнэ. Уг тэмдэглэгээг хуудасны зүүн талд бичнэ.
25. Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэл тухайн байгууллага уг баримт бичгийг шийдвэрлэж, эцсийн дүгнэлтийг гаргасны дараа хөтлөх хэрэгт шилжүүлж энэ тухай зохих тэмдэглэл үйлдэнэ. Үүнд хариуцсан ажилтан, эсвэл зохион байгуулалтын нэгжийн дарга гарын үсэг зурж огноог бичнэ. Тэмдэглээг хуудасны зүүн доод талд бичнэ.
26. Баримт бичгийг байгууллагад хүлээн авсан бол зохих тэмдэглэгээг хийнэ. Энэхүү бүртгэлийн тэмдэгт бүртгэлийн дэс дугаар, хүлээн авсан он сар, өдөр, гарын үсэг зэрэг байна. Үүнийгэхний хуудасны ар талын зүүн доод талд тэмдэглэнэ.
27. Санамжид байгаа мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэл тухайн мэдээллийг хялбархан хайж олохын тулд түүнд зориулж хадгалсан файлын нэр. Үүнийг эхний хуудасны баруун доод хэсэгт бичнэ.

Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10- дугаар бүрдлүүдийг ашиглана. Баримт бичгийг зохиож бүрдүүлэхэд 07, 08, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27-дугаар бүрдлүүдийг ашиглана.

3. Баримт бичгийн бүрдлүүдийг хэвлэмэл хуудсанд байрлуулах, түүнд тавигдсан шаардлага

Албан бичгийг боловсруулахад зайлшгүй мөрдөгдөх нэг зүйл бол баримт бичгийн бүрдлийг хэвлэмэл хуудсанд зөв байрлуулах явдал юм.
1. Хэвлэмэл хуудас гэдэг нь тухайн албан байгууллагын ажлын онцлогт тохируулан улсын стандарт, тусгай зааврын дагуу үйлдэж урьдчилан боловсруулж бэлтгэсэн хуудас юм. Хэвлэмэл хуудасны үлгэрчилсэн загварыг Монгол улсын стандартад заасны дагуу үйлдэнэ.
2. Баримт бичгийн бүрдлүүдийг байрлуулахдаа Монгол улсын стандартад заасны дагуу дараах хоёр загвараар байрлуулна.
3. Төрийн сүлд соёмбыг хэвлэмэл хуудсанд дүрслэхдээ МУ-ын үндсэн хуульд хавсаргасан эх загварт заасан сүлд ба соёмбоны хэмжээг чанд баримтлана. Төрийн сүлд ба соёмбо бүхий хэвлэмэл хуудсанд бэлэгдэл ба барааны тэмдгийг дүрсэлэхгүй.
4. Баримт бичгийг сайн чанарын цагаан өнгийн 80-90г/м2 нягтшилтай бичгийн цаасан дээр (MNS 1103-89 стандартын дагуу А3 (297:420 мм), А4 (210:297мм), A5 (148:210 мм) хэмжээтэй) үйлдэнэ.
5. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын, албан тушаалтны гэсэн хоёр төрөл байх бөгөөд байгууллагын хэвлэмэл хуудсыг байгууллага, зохион байгуулалтын нэгжийн албан бичигт, харин албан тушаалтны хэвлэмэл хуудсыг зөвхөн эрх бүхий албан тушаалтны албан бичигт хэрэглэнэ.
6. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 01, 02, 03, 05, 06, 07, 08, 09, 10-р бүрдлүүийг, удирдлагын тодорхой нэр төрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас нь үндсэн 01, 04, 07, 08, 09- р бүрдлүүдийг, харин захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас нь 01, 03, 04, 07, 08, 09-р бүрдлүүдийг агуулсан байна.
7. Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 01-р бүрдлийг 03, 04-р бүрдлүүдийн дээд талд голлуулан байрлуулна.
8. Гадаадад явуулах албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд 03-р бүрдлийг англи хэлээр, эсвэл НҮБ-ын албан ёсны аль нэг хэлээр бичих бөгөөд 05, 09-р бүрдлийг латин галигаар галиглаж тавина.

4. Албан бичгийн найруулгын үүрэг


Албан бичиг баримтыг боловсруулахад найруулгын үүрэг чухал ач холбогдолтой. Тиймээс ч албан бичгийн найруулгын үүрэг нь монгол хэлний найруулгазүйн шинжлэх ухааны ерөнхий зарчимтай үндсэндээ тохирдог. Албан бичгийн үйлдэхдээ тогтсон үг хэллэгийг зайлшгүй баримтлаж төрийн албан ёсны хэлийг хэрэглэнэ. Албан бичиг нь найруулгын хувьд ямар нэгэн алдаа мадаггүй, товч тодорхой, ойлгомжтой, энгийн, өгүүлж буй зүйл нь утга төгөлдөр, албаны үг хэллэгийг хэрэглэсэн байх бөгөөд тогтсон стандартын дагуу бичнэ.